martes, 5 de julio de 2011

INFORME DEL CONSEJO DE VIGILANCIA

Señoras y señores.
Socias y socias.
Miembr@s de los Consejos Directivos, Comité y Comisiones.
Autoridades del Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP)
Cooperativas Hermanas y demás invitados.

Sean todos y todas bienvenidos/as nueva vez, a esta Magna Asamblea.

Dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 127 del año 1964, sobre Asociaciones Cooperativas y sus reglamentos, y conforme a lo establecido en el artículo 49 de nuestros Estatutos Cooperativos, presentamos hoy a esta magna XXXIX Asamblea Anual de Soci@s el informe de trabajo correspondiente al periodo.

El Consejo de Vigilancia, de acuerdo al art. 51 de nuestros estatutos dice: “Ejercerá la supervisión de todas las actividades de la sociedad. Tiene el papel principal de vigilar el proceso de manejo de la Cooperativa y del trabajo realizado”. Sustentado en esto, presentamos el siguiente informe:

Luego de la celebración de la XXXVIII Asamblea Ordinaria, se realizó el primer Consejo Ampliado, para la distribución de cargos, resultando la conformación de este Consejo como sigue:

• José Ramón .......................CruzPresidente
• Josefina Alt. Durán…….... Secretaria
• Franklin Díaz ……..........… Vocal
• Marcos Méndez ….........… 1er. Suplente
• Ana David...................…… 2do. Suplente

Nuestro equipo se comprometió a realizar un trabajo con responsabilidad y calidad, la cual hemos exhibido durante este período.

Las reuniones se realizaron los 2do. Jueves de cada mes y bajo un cronograma de trabajo organizado. Esto nos dió buenos resultados.

Realizamos 11 reuniones ordinarias y dos extraordinarias, en estas recibimos 03 excusas y ninguna sección fue suspendida. Siempre constituimos el quórum reglamentario y el trabajo se realizó según lo planificado.

PARTICIPACION EN ESPACIOS DE FORMACION, REUNIONES Y EVENTOS.

* Asistimos a tres reuniones de Consejo Ampliado, la primera para la distribución de cargos y la segunda para dar seguimiento al Plan Operativo Anual (POA).

Participamos de varias jornadas de trabajo entre estas: actualización de nuevos directivos, conocimiento de la modificación de la Política de Créditos y Financiamientos donde aportamos recomendaciones a la luz del Consejo de Vigilancia y una reunión con los Presidentes de los diferentes estamentos de la Cooperativa para ultimar detalles de los trabajos del POA.

* El presidente del Consejo José Ramón Cruz estuvo representando a la Cooperativa, como delegado suplente en la Asamblea Anual de la FEDERACION DOMINICANA DE COOPERATIVAS (FEDOCOOP).

Además, participó de dos conferencias tituladas “El Cooperativismo en Tiempos de Crisis, su Competitividad y Viabilidad más allá del 2012” y “Desigualdad de Género en las Cooperativas”, impartidas en el marco de la celebración de los 40 años de la Cooperativa Nacional de Maestros (COOPNAMA).

* Josefina Duran asistió a una jornada educativa sobre “El Cooperativismo” en la Cooperativa Nacional de Seguros (COOPSEGUROS).

* Franklin Díaz, participó de la Comisión de Política Salarial y Marcos Méndez y Ana David trabajaron en la formulación de un esquema para el monitoreo del Plan Operativo Anual (POA).

RESULTADOS OBTENIDOS:

Nuestro trabajo se centró fundamentalmente en la revisión cautelosa de toda la documentación de soporte y el manejo de las operaciones de la Cooperativa remitiendo las consideraciones y recomendaciones de lugar al concejo de administración, para su corrección, algunos puntos ya han sido solucionados otros están en proceso.

 Al revisar la caja de dietas y viáticos encontramos uno de ellos en un documento no adecuado. Recomendamos que en lo adelante se use el formato establecido para tales fines. Esta recomendación fue asumida por la responsable del manejo del fondo.

 Realizamos varios arqueos a los fondos de caja chica y dietas y viajes. Encontramos todo en orden. Recomendamos aumentar el fondo de dietas y viajes visto que se repone frecuentemente debido al flujo de las reuniones de los diferentes estamentos de la Cooperativa.

 En ocasiones verificamos que solicitudes de miembros del Comité de Créditos eran evaluadas estando la solicitante presente. Recomendamos que los directivos del Comité de Crédito no participen en la sección en donde se conozcan sus propias solicitudes de servicios. Esto fue corregido por resolución del Consejo de Administración.

 Las conciliaciones bancarias, fueron revisadas y estuvieron correctas y cuadradas. solicitamos que siempre estén disponibles al momento de nuestra revisión los estados financieros.

 Con relación a años pasados anomalías que se daban con los ingresos desconocidos y depósitos sin nombre del depositante podemos decir que en este año fueron corregidos en un 95%. La recomendación hecha mediante el instructivo del power point presentado en la pasada asamblea fue efectivo en la educación de los socios y socias.

 Encontramos que solicitudes de préstamos o financiamientos fueron enviadas al Comité de Créditos para su conocimiento, con documentación incompleta. Recomendamos que la Gerencia envíe los expedientes con todos sus soportes. Esto fue asumido y mejorado.

 Detectamos algunos socios y directivos que no ahorraban regularmente e incumplían con sus pagos. Recomendamos al Consejo de Administración tomar medidas para la corrección de esta situación. Al momento dicho Consejo está tomando las medidas de lugar. Sugerimos hacer una motivación al ahorro.

 Durante este período en el Comité de Crédito renunció Francisca Solís primera suplente, por viaje de estudios la cual, fue sustituida por Damaris Severino segunda suplente y del Consejo de Administración renunció Pedro Mejía, Secretario, por falta de tiempo y fue sustituido por Dionisio Montaño primer suplente.

OTROS TRABAJOS:

 Realizamos un análisis de socios y socias inactivas y con deudas pendientes planteamos recomendaciones, para agilizar la gestión de pago, la cual dio resultados positivos, pues de 8 de ellos que estaban en esta situación en la actualidad 4 ya están realizando sus pagos.

 Analizamos la revisión de la Política de Crédito y Financiamientos y se remitió al Consejo de Administración las consideraciones de este Consejo.

 Trabajamos en la elaboración de un formato para el monitoreo del Plan Operativo 2011 (POA11).

 Analizamos la fiscalización del Instituto de Desarrollo Cooperativo (IDECOOP) del 2009, de la cual enviamos recomendaciones al Consejo de Administración algunas de las mismas se están implementando otras están en proceso de revisión.

 Realizamos un análisis de los estados financieros, el cual refleja que la Cooperativa debe invertir en otros negocios, que sean rentables y que fortalezcan nuestra cartera de préstamos.

RECOMENDACIONES:

• Incrementar la comunicación entre los Consejos, Comité, Comisiones y el personal de la Cooperativa, ya que los informes emanados de nuestro Consejo deben ser contestados por el Consejo de Administración en un tiempo prudente.

• Dinamizar los trabajos del Plan Operativo Anual (POA 2011), para obtener mejores resultados. Esto sería de mucho beneficio para el éxito de los objetivos planeados, para el próximo periodo.

CONCLUSIONES:

En términos generales la Cooperativa ADELANTE, Inc. marcha con buen ritmo, felicitamos a todos los socios por depositar su confianza en los hombros de los directivos que eligieron, a los empleados por su ardua labor a favor de nuestra institución. Así mismo elogiamos el trabajo que ha venido realizando el Consejo de Administración y apoyamos la decisión de la puesta en marcha del Comité Ejecutivo para viabilizar los trabajos de la organización.

Felicitamos al Comité de Crédito, por su buena ejecutoria. De igual manera a todos los miembros de las Comisiones, que han hecho posible que se cumplan las metas establecidas. Recordándoles a todos y todas que el recurso humano: socios/as, directivos/as y, empleados/as somos los responsables de hacer posibles que la organización permanezca en el tiempo.

Exhortamos a los socios y socias presentes integrarse a uno de los espacios de dirección de la Cooperativa, ya que a través de su participación pueden aportar grandemente al desarrollo de nuestra institución.

La Cooperativa es de todos, y todos somos de la Cooperativa"
-ADELANTE-

Por el Consejo de Vigilancia,
José Ramón Cruz (Presidente) Josefina Alt. Duran (Secretaria), Franklin Díaz (Vocal),
Marcos Méndez (1er. Suplente) y Ana David (2do. Suplente)