IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS EN LAS COOPERATIVAS

Escrito por Edith Ávila

A continuación un resumen de las ponencias del taller al cual asistí en representación de la Cooperativa Adelante, Inc., el cual me pareció sumamente interesante, aunque mal orientado para el público que asistió. Muchas de estas informaciones podremos utilizarlas en la Cooperativa. Fue muy rico.

Expositor: Ing. Oscar de los Santos, Tesorero Cooperativa La Telefónica. Gerente de Operaciones Filiales de CODETEL- Encargado de Tecnología de la Información (TI).

ROL DE LA TECONOLOGIA EN LOS NUEVOS TIEMPOS APLICADA A LAS COOPERATIVAS

“ Muchos de nosotros como gerentes, directivos y/o comisionados de trabajos de nuestras Cooperativas sugerimos la necesidad de una página web, blogs, necesidad de mejores equipos, lo últimos en celulares inteligentes, nuevo sistemas de comunicación, contable, …en fin. Pero ninguno de nosotros tenemos a veces muy claro para qué, cómo, quién lo haría, porqué.

Todas nuestras necesidades deben ir:

Lo primero: De acuerdo y enfocado a las necesidades de nuestros clientes. Debe ser un sistema eficiente, efectivo y eficaz, que almacene de acuerdo a las necesidades de los socios y que apoyen al plan estratégico que tenemos como institución, sobretodo el blog y la pagina web.

En el mundo de hoy, ya no se usa nada manual. Cada menos se usa el correo postal, las personas, que son nuestros clientes, no quieren salir de sus casas, por una causa u otras. Unos le tienen miedo a la delincuencia que cada día va en aumento, otros aunque quisieran ir a nuestros locales u oficinas, no tienen el tiempo, otros no se quieren mover de sus lugares de trabajo a ninguna hora por los tapones de las calles y avenidas, el tiempo que usan en ir y volver a sus casas o centros de trabajo, es una verdadera inversión. Es por eso que se hace necesario facilitar la vida de los clientes.

Para tales fines, ahora se usan: los clientes que pagan ahorros y deudas por transferencias de banco, con tarjetas de débitos, de créditos, que usan internet, ya sea en sus casas o en sus trabajos, que envían autorizaciones por mail, o en lugares escasos hasta por fax. Este último, ya se está haciendo obsoleto. Todos recordamos como fuimos pasando de toca disco a cintas, luego a cd, de equipos de música a mini componentes, de walkman a ipoods. … y así la vida va avanzando.

Siendo así vamos a ver los beneficios de:

INTERNET.-

• Mejora la imagen corporativa.
• Mejora la atención al cliente.
• Mejora el conocimiento del mercado, tanto para la institución así como para los clientes.
• Mejora la comunicación interna y externa.
• Mejora el soporte al cliente.
• Mejora la comunicación entre los socios, empleados, directivos en línea, vía chat.
• La rápidez de la comunicación mejora la calidad del servicio.

PAGINA WEB.-

• Mejora el contacto con los clientes.
• Mantiene al cliente informado.
• Facilita las transacciones del cliente y con el cliente.
• Mantiene el cliente con los balances actualizados.
• Se puede ver los estados financieros on line.
• Se ofertan los productos on line.
• Se mantiene informado al cliente sobre ofertas de productos de temporadas.
• Sirve como monitoreo de la red.
• Algunas páginas tienen contador, nos permiten saber cuántas personas accesaron a la información en un día y en cierto tiempo.

Las mejores páginas web del sector hoy:

• La Cooperativa de la Vega Real.
• San José
• COOPSEGUROS.
• La Telefónica
• CONACOOP
  

Definitivamente estamos en la era de la comunicación y tenemos que sacarle partido.”

Expositor: Wilfredo Torres, Vice – presidente de la Corporación para la supervisión y seguro de Cooperativas de Puerto Rico.

SISTEMA TECONOLOGICOS INFORMATICOS APLICADOS A LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITOS

Las páginas webs son altamente efectivas, pero necesitan ser auditadas constantemente.
Una condición para que la página sea eficiente es que la información debe estar siempre al día, actualizada, que sea confiable. Para esto ayuda lo que se llama:

AUDITORIA DE LA INFORMACION.

Objetivos de la auditoria.

• Revisar controles generales en el manejo de la información.
• Procesamiento de la información.
• Desarrollo del sistema e instalación.
• Verificar la segregación de deberes de acuerdo a sus funciones relacionada con la tecnología.
• Seguridad física, estructural, confidencialidad de la información.
• Permite hacer transferencias de archivos en caso de que sea necesario. (file transfer protocool).
  

Expositor: Juan C. Moscoso, Asesor de Gestión de Talento Humano.

VENTAJAS DE LA TECONOLOGIA PARA LA GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LAS COOPERATIVAS

“Actualmente, la tecnología ha apoyado todas las áreas de nuestras vidas, y en muchas ocasiones las ha afectado. Pero estas son las mínimas.

Podríamos decir que las ventajas las tenemos en la gestión del clima laboral. En el RH( Recurso Humano, descentraliza la administración y a los empleados haciéndolos más responsables e independientes.

A través de la tecnología se entrena, se logran metas, se dirige, se evalúa tanto funciones como puestos, se elaboran perfiles, se mantiene informado al personal.

Las personas no se manejan se lideran. Aporta en el reclutamiento, en las tabulaciones de pruebas sicométricas, se tabulan datos estadísticos de los candidatos, establece base de datos de candidatos, mantiene base de datos del personal, se hacen evaluaciones de desempeño a 360 grados, se hacen estudios del clima laboral, se busca empleo, se buscan candidatos para puestos claves, se mantiene la comunicación institucional, sobretodo, se usan videos tecnológicos para promoción de las instituciones.

El uso de los videos para entrenamiento, cambia imagen, entrena, soporta. Además las empresas pueden manejar cambios con ellos hacia afuera de la empresa, promoviendo nuevas imágenes propias.

Expositor: Pedro Abreu, Consultor Cooperativista. Trabajo 18 años como Gerente de COPSEGUROS

EVOLUCION DE LA TECONOLGIA Y SU IMPACTO EN EL DESARROLLO DE LAS COOPERATIVAS EN LA REPUBLICA DOMINICANA.

“Definitivamente estamos en la era del conocimiento y la comunicación, y nosotros en la Republica dominicana, la estamos usando, en vista de que la vida va cada vez más rápida, se hace necesario que nos montemos todos en el rol de la tecnología de la informacion y la comunicación. Para esto hoy en día las instituciones necesitan tener un personal con otras características que antes no tenían. La teconologia ahorra espacio, baja costos si medimos el beneficio de la misma con el valor del dinero. Muchos gerentes y directivos encuentran cara la oferta tecnológica, por eso aún quedan en el sector Cooperativas obsoletas, que llevan contabilidad manual, que no permiten ofrecer al socio un estado actualizado al momento y en breve tiempo. Para hacer esto, el empleado tiene que ir al archivo, buscar la tarjeta del socio, sacar cuenta con una máquina sumadora, anotar lo que le van a decir al socio, al cual le pidieron unos minutos que a veces se convierten en horas por lo que el socio se molesta. Ofrecen un servicio lamentable. Aparecen también las que envían cartas y memos manuales, socio a socio, casa por casa, haciendo en meses operaciones y planes que pueden hacerse en minutos. … El servicio y la calidad del mismo, ha cambiado basándose en la teconologia que permite ofertar a nuestros clientes una informacion más segura, confiable y eficiente, mucho más rápido. Las transacciones de nuestros clientes hoy tienen más demandas, las personas las necesitan pronto, ya, ahora; sin necesidad de ir a la Cooperativa. La teconologia mejora la parte social y la transparencia de las actividades. La tecnología es un medio no un fin. Es por eso que se hace cada vez más necesario tener:

• Charlas a través de video conferencia, podemos usar skype, gratis, que nos permite comunicarnos desde donde estemos. Es un servicio que le ofrece Microsoft, gratis y está en sus computadores. Baja chat de voz y de video.
• Telefonía de voz/IP, celulares inteligentes, que permiten tener acceso a la red de la oficina, al internet, resolver problemas, enviar mensajes, en las flotas que usamos a diario.
• Net. Meetings.- Es la forma de hacer reuniones a través de la web, pudiendo estar cada uno en lugares diferentes, hasta desde otros lugares del mundo. Se le asigna un número de orden a cada participante en la reunión y se elaboran actas de la misma y se lleva notas de todo y de los acuerdos para dar seguimiento. Esto se hace cualquier día, a cualquier hora, sin necesidad de movilización de los participantes.
• Inventarios por Código de Barra. Para Cooperativas que son de ventas, que tienen almacenes, necesitan hacer inventarios cada cierto tiempo. Antes se perdían semanas enteras, usando a veces todo el personal para esos fines, ahora no, con un código de barra y un lector, en menos de una hora, podemos hacer el inventario. El tiempo de hacerlo depende de la cantidad de mercancía.
• Transferencia Electrónica. Esto se hace de datos, de dinero a través de internet banking, permite hacer transacciones de cualquier tipo sin salir de la casa o la oficina. Resolver problemas de fondos.
• Pagos a través de tarjetas de créditos, débitos. La Telefónica ya hace pocos cks, con el asunto de la emisión de los cheques del nuevo sistema monetario, que salen carísimos, le depositan a los socios sus préstamos por tarjeta de debito. Esto lo hacen a través de COSEFI y el banco Santa Cruz.
• Implementación de uso de Software para el sistema financiero.
• Laptop, la modalidad es financiar lap top a los directivos y a empleados con la finalidad de mantener la comunicación, ahora también se puede trabajar desde la casa, desde cualquier lugar. Lo importante es eficientizar la comunicación y hacer menos largas las reuniones físicas. Lo mismo con la PC.
• Aulas Virtuales. Usadas para entrenamiento on line para empleados, socios, directivos.
• Back up. No hacemos nada con tener unos sistemas sofisticados, sistemas informáticos muy modernos si no hacemos back up. Pero back ups que sean guardados fuera de la oficina, que se revisen de vez en cuando. Es lo que asegura la informacion por fuego, por robo…. Tenemos el caso de una Cooperativas en Honduras que perdieron toda la informacion por no tener back ups. Los Consejos de Vigilancia deben preguntar si esto se hace y si se actualiza cada cierto tiempo en sus Cooperativas. Hay que cuidar los riesgos.
• Asesor de Informática. Todas las empresas cooperativas y no, necesitan tener un asesor del sistema informático.
• Equipos actualizados. La vida útil de los equipos, estos necesitan ser renovados. La vida hábil de un equipo no pasa de 4 a 5 años y medio. Esto porque al comprar equipos hay que ver la novedad, que puedan ser usados por ese tiempo sin que se sientan lentos, ya obsoletos. La mayoría de los consejeros no invierten en equipos, lo encuentran costosos. No saben que eso asegura la calidad del servicio a los clientes y socios.
• Dominio coop. en la página web. Es importante que todas las Cooperativas nos vayamos encaminado al uso del dominio coop en sus páginas web. Este dominio es un logro de ACCI-CCA DE Costa Rica y aquí lo puede facilitar CONACOOP. Eso identifica al sector, le da imagen y pertenencia, sentido de propiedad.
• El recurso humano. Las Cooperativas tenemos que entrenar el personal, invertir en entrenamientos, capacitación. Es necesario mantener el recurso que tenemos, que ofrece el servicio, que mantiene la operatividad diaria, que ofrece el servicio personalizado. Hay que valorar el personal, hacerlo sentir que ninguna otra institución cooperativa es mejor que donde está. Hay que invertir en el crecimiento del recurso humano.
• Elaborar sistema de riesgo interno en términos sociales.
• Pensar en grande y en alto. Las instituciones llegan hasta donde llega la visión de sus dirigentes. Si no piensan mas allá de sus narices, no se arriesgan, no crecerán. Hay que pensar en grande y tendremos instituciones grandes.